FAQ QUALIOPI

Q : Puis‑je demander Qualiopi si je débute comme organisme de formation ?
R : Oui, à partir du moment où vous avez effectué les démarches auprès de la DREETS et obtenu un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), vous pouvez demander la certification en tant que « nouvel entrant ».

Q : Faut‑il absolument le NDA avant l’audit ?
R : Le NDA est indispensable pour la délivrance du certificat, mais il est possible d’engager la démarche de certification avant son obtention ; la remise effective du certificat interviendra une fois le NDA obtenu.

Q : Quelles catégories d’actions sont concernées ?
R : Formation professionnelle continue, bilan de compétences, VAE, apprentissage ; vous pouvez en choisir une ou plusieurs selon votre activité réelle.

Q : Combien y a‑t‑il de critères et d’indicateurs ?
R : Le référentiel Qualiopi comporte 7 critères, déclinés en 32 indicateurs qui couvrent la globalité du parcours (information du public, conception, réalisation, moyens, accompagnement, compétences de l’équipe, amélioration continue).

Q : L’auditeur contrôle‑t‑il tous mes dossiers ?
R : Non, il fonctionne par échantillonnage : il choisit quelques actions représentatives pour vérifier que vos processus sont documentés et réellement appliqués.

Q : Quelles sont les grandes étapes de l’audit initial ?
R : Demande de certification auprès d’un organisme accrédité, contractualisation, planification de l’audit, ouverture de l’audit, examen documentaire, entretiens et observations, puis rapport d’audit et décision de certification.

Q : L’audit initial se fait‑il à distance ?
R : L’audit initial doit être réalisé sur site, même si vous n’avez pas de locaux permanents ou si vos formations sont 100% à distance.

Q : Combien de temps dure l’audit initial ?
R : En général une journée pour les petits organismes, la durée variant selon le chiffre d’affaires et le nombre de catégories d’actions ; le coût de l’audit est proportionnel à cette durée.

Q : À quoi sert l’audit de surveillance ?
R : Il vérifie, à mi‑parcours du cycle de 3 ans, la mise en œuvre réelle des processus et le traitement des non‑conformités éventuelles ; c’est un passage obligé pour maintenir la certification.

Q : Qu’est‑ce qui est vérifié au renouvellement ?
R : Le renouvellement reprend la logique d’un audit initial, avec un focus fort sur l’amélioration continue et la régularité de votre fonctionnement sur toute la période de certification. 

Q : Que se passe‑t‑il si l’auditeur trouve des non‑conformités ?
R : Elles sont décrites dans le rapport d’audit ; vous devez proposer et mettre en œuvre des actions correctives dans un délai fixé (souvent 3 à 6 mois) pour obtenir ou conserver la certification.

Q : Peut‑on rater Qualiopi définitivement ?

R : Non, un avis défavorable signifie que vous devez corriger les non‑conformités et éventuellement repasser un audit ciblé ; l’échec n’est pas définitif mais retarde l’accès aux financements.

Q : Quelles sont mes obligations une fois certifié ?
R : Tenir à jour vos procédures, produire un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) chaque année sauf cas de « nouvel entrant » la première année, maintenir les preuves pour chaque action, réaliser les audits prévus (surveillance, renouvellement) et continuer à améliorer vos pratiques.

Q : Si je change de SIRET ou de NDA, dois‑je toujours déposer un BPF ?
R : Oui, dès qu’il y a eu une activité, la structure doit déclarer son BPF chaque année, même en cas de changement de SIRET ou de NDA ; l’exonération ne concerne que les vrais « nouveaux entrants » sans activité la première année.

Q : Comment bien se préparer à l’audit ?
R : Cartographier vos processus par rapport aux 7 critères, rassembler et classer toutes les preuves, mettre en place un système documentaire structuré, vérifier la conformité de plusieurs actions « test », et sensibiliser l’équipe à l’audit et aux exigences du référentiel.